Her iş süreci otomasyonu fırsatı taşır mı? Teorik olarak bu sorunun cevabı evet. Ancak harcadığınız efor ve otomasyon yaptıktan sonra yaratacağınız fayda burada seçici olmanızı sağlayacaktır. O zaman ilk yapmamız gereken iş sürecinin mevcut durumunu modellemek olmalı.

Şimdi modellediğimiz sürecin üzerinden aşağıdakilere bakalım:

Girdiler:
Sürecin girdileri standart mı, değişken mi? Standart girdiler otomasyon için harcanan eforu azaltacaktır.Sürecin girdileri arasında Serbest Metin alanlarından veri okuma var mı? Standart bir formatta belirli bir verinin girdi olarak kullanılması otomasyonun performansını arttıracaktır. (Örneğin: TC Kimlik Numarası. 11 Haneden ve sadece rakamlardan oluşur. Belirli veri kontroleri içerir. Yanyana aynı rakamdan 3 tane olamaması gibi. Bu kuralları robota’a tanımladığınızda, TC Kimlik Numarasını algılaması ve işlemesi hızlanacaktır.)

Girdi için taranmış bir döküman veya el yazısı ile hazırlanmış bir dökümandan veri okumak gerekiyor mu? Robotik Süreç Otomasyonu çözümleri çok gelişmiş OCR çözümleri kullanır. Bu çok farklı taranmış döküman tiplerinden veri okumayı mümkün kılmaktadır. Ancak yine de düşük kalite tarama ve çok karmaşık el yazısı başarılı bir okumayı mümkün kılmayacaktır.

Metrikler:
Süreçteki Çalışan Sayısı (Kaç FTE’lik kaynak harcıyor?)

 Toplam İşlem Sayısı
 Sürecin İşlenme Sıklığı
 Ortalama İşlem Süresi
 Sürecin Toplam Adım Sayısı

En basit anlatımıyla 1 çalışanın 1 ay içerisinde 30 dakikasını alacak 1 süreç için ne kendi eforunuzu ne de robotonuzun lisansını harcayın. Mevcut süreçlerinizi modellediğiniz ve yukarıdaki metrikleri ölçtüğünüz zaman çok daha büyük katma değersiz eforların harcandığı süreçlerinizi tespit edeceksiniz.

En güzel soru: Peki hangi süreçleri modelleyeceğime nasıl karar vereceğim?
Cevap: Sahaya inin. En iyi cevap, süreçleri işleten çalışanlarda olacaktır. En fazla midesi ekşiyen ve ülser rahatsızlığı olan çalışanı bulup, bol sütlü bir kahve ısmarlayın. 🙂

Tanımlar:
Kalite Kontrol. Çıktı Kalitesi düşük olan ve hedef performans değerlerinin altında kalan süreçlere öncelik verin ki, robotun katma değeri daha hızlı ortaya çıksın.(Patrona havanızı da atarsınız…)
Süreç Manuel ve Tekrarlar içeriyor mu? Süreç ne kadar çok manuellik içeriyorsa (örneğin; excel’de tablo hazırlamak gibi.) ve çıktı performansı sebebiyle ne kadar gereksiz tekrar barındırıyorsa o kadar çok robotla yüzleşmeyi hak etmiş demektir.

Süreç Kural Tabanlı mı? Sürecin içerisinde bir çalışanın karar vermesine ihtiyaç duyuluyorsa bu robotun performansını olumsuz etkileyecek ve otomasyon için harcanan eforu arttıracaktır. Kural tabanlı süreçler hem geliştirme eforunu azaltacak hem de robotun ortalama işlem süresini kısaltmasına imkan tanıyacaktır.

Süreç 3–6 Ay içerisinde değişecek mi? Organizasyon ya da hizmet/ürün gereklilikleri sebebiyle süreç değişecek veya tamamen devre dışı kalacaksa, öncelik sırasında sonlara doğru seyahate çıkarın.
İstisnalar var mı? Robotik Süreç Otomasyonu üst seviye bir Süreç İyileştirme aracıdır. Her ne olursa olsun Süreç Mühendislerinin gözlerini kanatan en kritik konu İstisnalardır. Sürecin içerisinde kontrol dışı ne kadar istisna var ise o kadar fazla eforunuzu tüketecektir.

Bilgi Teknolojileri Ortamı
Teknoloji ve Sistem Kısıtları.
Test Ortamının Varlığı.
Uzak Masaüstü Erişimi.
Süreç İçerisinde Kullanılan Uygulama Sayısı.

Robotta olsa teknoloji imkan vermedikten sonra ne yapsın gariban değil mi? 🙂

Şaka bir yana, Robotik Süreç Otomasyon teknolojilerin en güzel tarafı; çalışanın ekran karşısında yaptığı her şeyi taklit edebilme becerisidir. Ancak yinede şirketin sistem topolojisi, BT ekibinin olgunluğu ve ortamların karmaşıklığı robotun süreç otomasyonu performansını ve harcanan eforu etkileyecektir.

Yukarıdaki maddelere hızlıca göz attığınızda aslında öne çıkan kritik konu bu işin bir takım oyunu olduğudur. “Danışman gelsin bizim süreçleri robota yaptırsın, gitsin” de bir seçimdir ancak Robotik Süreç Otomasyon projesinin başarısı, işin içerisinde iyi bir İş Analisti’nin olması, Süreçleri işleten çalışanların mutlaka projeye dahil edilmesi, BT ekiplerinin mutlaka desteğini ve güvenilir ellerini projenin içerisinde bulundurması, hepsinden önemlisi Robotik Süreç Otomasyonu Projesi’nin Üst Yönetim tarafından bilinmesi ve şirket içerisinde tanıtılmasını sağlamasından geçer.
Haydi bakalım. Şimdiden kolay gelsin.

Emeğinize sağlık…
Altuğ EKER