Şirketinizde Robotik Süreç Otomasyonu ile süreçlerinizi dönüştürmeye ve dijital olgunluğunuzu arttırmaya karar verdiniz.
Tebrik ederim, doğru karar…

Peki şimdi ne yapmak gerekiyor? Pazardaki RPA çözümlerinden hangisi şirketim için en uygun? Doğru entegrasyon partner’ını nasıl seçeceğim? Bu işin bize maliyeti nasıl olur? Getiriyi Üst Yönetime nasıl kanıtlayacağım?

Her dönüşüm işi gibi Robotik Süreç Otomasyonu için yola çıkarken de konuya bir projeymiş gibi yaklaşmak önemli. Bu aşamada; bir Proje Yöneticisinin atanması ve bir İş Sahibinin çözümü sahiplenmesi gerekiyor.

Kavramı Kanıtlama (PoC) Çalışması: Pazarı hızlıca araştırmak ve hangi çözümlere ulaşılabildiğini görmek ile başlanması gerekiyor. Amerika ya da Asya pazarında kuvvetli bir RPA çözümü işinizi çok görmeyebilir. Yerel organizasyonu olan bir çözümü tercih etmekte fayda var. Mutlaka entegrator var mı araştırmak lazım. Hem ilk aşama uygulamalarda, hem de ileri seviye karmaşık konulara çözüm arayışlarınızda dokunabileceğiniz uzaklıkta bir entegratörün bulunması başarı için kritik.
Ürünü seçmek ve işe yaradığını şirket içinde de göstermek maksadıyla yaptığınız listeden birkaç RPA çözümünün entegratör’ünü PoC için çağırmak ta fayda var.

Kaç PoC yapmalıyım derseniz, ne kadar vaktiniz var derim. Ancak bir klasik olarak en az 3 farklı çözüm (entegratör değil, 3 farklı ürün) görmekte fayda var.

Davet ettiğiniz entegrasyon partner’larına PoC’de vermek üzere; şirket içerisinde çok ta karmaşık olmayan bir (belki iki) süreci hazırlamak gerekiyor. Bunun için önceki konularda anlattığım yöntemlerle bir süreç tespit etmek ve mümkünse sürecin mevcut akış diyagramını çıkartmak gerekiyor.

Daha sonra da entegratörleri davet ederek süreçleri RPA ile dönüştürmelerini talep etmelisiniz. Mümkünse bunu sizinle beraber yapsınlar. Adım adım gözlemleme fırsatı yakalarsınız.
PoC için bütçe ayırmalı mıyım?: PoC aşamasında sizden adam/gün bir bütçe talep eden entegratörler çıkabilir. Pazarlık edin. PoC’yi bilâ-bedel yapacak partner kesin çıkacaktır. Kolay mı size ürün satmak? Dimi ama… 🙂

2. Pilot Çalışma: PoC yaptınız. Ürünü ve entegratör’ü seçtiniz. İçeride hızlıca bir ekip kurmalı; hızlı kazanım sağlayacak, etkisi çabuk görülecek süreçleri tespit etmeli ve entegrasyon partner’ınızla çalışmaya başlamalısınız. Şirket içerisinde kendi RPA Geliştiricilerinizi de yetiştirmek için doğru zaman bu dönem olacaktır.

Paralelde içeride RPA ile süreçlerin dijitalleştirilmesi için bir yönetişim yapısı kurulması gerekiyor. Bu aşamada PoC çıktıları Üst Yönetimi ikna etmek için elinizi kuvvetlendirecektir.
RPA için mümkünse şirket içerisinde matriks bir ekip kurmakta fayda var. BT Uzmanı, Süreç Uzmanı, İş Analisti, RPA Geliştiricisi(leri), Proje Yöneticileri RPA çalışmaları için çekirdek ekipte bulunmalıdır.

3. Robotik Süreçlere Tam Geçiş: Pilot çalışmayı tamamladınız, yönetişim yapısını kurdunuz, artık RPA için şirket içerisinde bir matriks organizasyonunuz var. Kendi RPA geliştiricileriniz var.
Bundan sonra yapılması gereken; tüm uygun süreçleri ortaya çıkarmak ve hepsini RPA ile dijital otomasyona sokarak, koltuğunuza yaslanıp robotlarınızın işinize sağladığı katma değeri izleyerek keyfini çıkarmaktan ibaret.

Başarılı bir RPA Geçişi için 3 konuya çok önem vermek gerekli:
Kültürel Uyum: RPA sadece bir İş Sahibinin veya BT yöneticisinin bildiği bir çözüm olmamalı; Departman yöneticileri tarafından bilinmeli ve talep edilmeli, Üst Yönetim tarafından desteklenmeli, mümkünse yöneticilerin hedeflerine dijitalleşme hedefleri eklenmeli.

Bilgi Teknolojileri Katılımı: Bilgi Teknolojileri Yöneticileri çözümün her açıdan (güvenlik, ölçek, denetlenirlik,vb..) destekçisi olmalı. Dijital Dönüşüm şirketin kritik değişim yönetimi sürecinin bir parçası olarak konumlanmalı.

Şirket içi RPA Kabiliyeti: Robotik Süreç Otomasyonu şirketin stratejik bir girişimi olmalı. Bu sebeple şirket içinde RPA yetkinliği yaratmak ve yaşatmak hedeflenmeli. Böylelikle kapsam genişletilebilir ve katma değer arttırılabilir hale getirilebilir.

Şimdiden emeğinize sağlık.
Altuğ EKER